脱・紙資料で働き方改革！～ebookで作る電子アーカイブ～

電子アーカイブはなぜ必要？

「最近、『アーカイブ』が必要という話を聞いた」

日々増え続ける資料を電子化しよう、アーカイブ化しようという取り組みは少なくありませんが、積極的に進んでいないという実情があるのではないでしょうか。

なぜ電子アーカイブが必要なのか、次のような理由があります。

①災害時に資料の紛失が起こる場合がある

近年、日本列島では気候変動に伴う大規模な災害が数多くあり、そのたびに紙資料も破損・水没などの被害にあう事が考えられます。

日本は4つのプレートの上にある地震大国です。どの場所でも災害が起こりうる可能性があるため、資料の紛失に備えることが重要かと思います。

②コンテンツを多くの人に広めることができる

紙資料の場合手に取られることがなければ、棚にしまい込まれたまま人目に触れることはありません。

しかし、WEB上に公開しておくことで検索を行った人が閲覧してくれる可能性があります。

人目に触れることで、知識が活用され、知った方が情報を周りの方に広めるといった展開も考えられます。

脱・紙資料へのハードルは？

脱・紙資料を行うためには、次のような手順が必要となります。

今後作成する資料については、すべて電子化することを社内で徹底する

現在保存している紙資料をすべて電子化する

データのスキャンを行うことで、紙資料をすべて電子化することができます。

社内にて行うことが難しい場合は、スキャニング業務の代行業者に依頼することで、電子化を一気に進めることが可能となります。

また、法律で保存するよう定められている資料については、電子帳簿保存法で定められている届け出を行うこと、電子資料の正当性を証明するための要件を満たすことが求められます。

詳細については、国税庁HPをご参照ください。

電子アーカイブにするメリットは？

①どこでも閲覧することができる

紙文書の場合は、資料を確認しようと思った場合、文書が保存されている場所に行き、1枚1枚確認する必要があります。

また、空きスペースの都合上資料が点在している場合があります。その際はどの場所に資料があるかを探すだけで時間をとられます。

電子アーカイブ化することで、時間や場所を問わず資料を閲覧することができるようになります。時間や場所を問わず資料を閲覧することができるということは、近年働き方改革の一環で提唱されているサテライト勤務・フレックス勤務などの多様な働き方に対応することができます。

サテライト勤務…在宅勤務やサテライトオフィスでの勤務など、通常出勤している事業所とは異なる場所で働く形態

②最新の資料を共有することができる

製品カタログを紙資料として持つ場合、商品の年式が古くなったため販売終了したといった情報を即時反映することが難しくなります。

電子アーカイブの場合、常に最新の情報をお客様にお届けすることができるようになります。

③過去の資料をすぐに閲覧することができる

過去資料を確認する際、資料の保管場所に行って探す手間がなくなります。

NEXT→電子アーカイブのこれからの展望は？

電子アーカイブのこれから

ここまで、電子アーカイブ化のメリットについてご紹介してきました。メリットについて簡単に振り返りたいと思います。

・資料の検索がしやすくなる

・紙を保存するためのスペースを削減できる

・場所にとらわれずに働くことができるようになる

特に3番目の場所にとらわれずに働くことができるようになるという点については、働き方改革が進むにつれ、どこでも働けるようにする仕組みづくりへの需要はますます高まっていくと考えられます。

本記事が電子アーカイブ導入の一助となれば幸いです。