文書管理・配信システム
- DXの第一歩
- 紙媒体アーカイブ
- 文書管理一元化
文書管理・配信システムとは？
WisebookシステムとCMSを組み合わせ、
文書やコンテンツのアーカイブ化・ナレッジ化に特化したシステムです。
過去文書のデータベース化や、劣化が心配な紙媒体のWEB管理移行に最適です。
煩雑化しやすい紙での文書管理をWEBで一箇所に集約でき、優れた検索性で業務改善にも役立ちます。
システム概要図
貴社の用途に合わせた
システムにカスタマイズ
- 必要な検索・管理機能をカスタマイズ
- 貴社の基幹システムとのデータ連携で業務改善に貢献
- 閲覧者側に見やすく使いやすいUIを構築
管理者側、閲覧者側からも検索性に優れ、データのアーカイブ化から格納されたコンテンツの取りやすさまで、貴社の業務内容に合わせた形でシステムを構築します。
文書配信量によって柔軟に変更できるサーバー容量
- 全体のデータベースサイズを抑えて
ミニマムな運用ができる - 文書の増減に応じて適切な容量に変更できる
デジタルブックの制作・配信で半分ずつ割り振られているWisebookのサーバー利用割合を、配信文書が多い場合には変更して利用できます。これによりデータベースサイズを小さく、費用を抑えて運用できます。
また、すでに大量の管理文書が存在している・コンテンツの大量増加が見込まれる場合などにも、適切な初期設定をご提案します。
制作代行について
- Wisebookのシステムを知り尽くしたプロが対応
- PDFをリフロー化
画面の大きさに合わせて可変するページを作成 - 月次作業のご契約も可能
社内で毎月の作業が発生するけれど作成に割く時間がない…といったお客様向けに制作代行もご用意しています。デバイスのサイズによってテキストの行数などをWEBページのように可変し、読みやすく変換するリフロー機能の設置、制作も請け負っています。スポット・月次など柔軟に対応できますので詳しくはご相談ください。
データのアーカイブ化のメリット
保管スペースの削減
書類やコンテンツをデジタルブックとして保存することで、物理的なスペースを大幅に削減できます。古い資料の置き場に困ったり、重複した書類に惑わされることも減らすことができます。
検索機能による迅速なアクセス
文書内のテキストを検索対象にすることで、特定のフレーズや文を含む資料を簡単に見つけることができます。これにより、必要な情報を探す時間を大幅に短縮できます。
セキュリティ向上
デジタル化により、物理的な書類を保管する必要がなくなり、物理的な盗難や損失のリスクを軽減できます。データはサーバーに安全に保管されます。
情報の一元管理
最新のデータを簡単に見つけることができ、コスト削減や業務の効率化を実現します。また、アクセス権の設定や監視が容易になり、セキュリティ面も安心です。
長期保存性の向上
湿気や直射日光を避け保管が必要な古い紙のコンテンツなど、出し入れが困難であったり、劣化の心配があるものを長期的に保存することが可能になります。
BCP対策
一元化された管理元に情報を集約することで自然災害、サイバー攻撃、パンデミックなど予測できない紙面の損失を防ぎます。緊急時にスムーズに事業継続に繋げることができる環境が整います。
主な機能紹介
セキュリティの高いサーバー
不正アクセスの対策としてIPアドレス制限からコンテンツ保護、脆弱性対策に至るまで厳正な安全対策を講じております。データセンターファシリティ スタンダードTier3相当の国内の大手IDCで24時間365日の監視体制のもと、厳重に管理しています。
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